Perinteinen integraatioprojekti rakentuu eri toimittajien vetämistä osaprojekteista, joiden tavoitteena on muodostaa teknisesti toimiva kokonaisuus. Vaikka osaprojektit pyrkivät yhteiseen lopputulokseen, niiden väliset raja-aidat saattavat aiheuttaa joustamattomuutta, päätöksenteon hidastumista ja muutoshallinnan kankeutta.
Toimijat tulkitsevat herkästi projektin tavoitteita omasta näkökulmastaan ja unohtavat siinä sivussa yhteistyön muiden toimittajien kanssa – puhumattakaan asiakkaan asettamista tavoitteista.
Pohjimmiltaan siiloutuminen ja rajojen muodostuminen johtuvat eri osapuolten välisen vastuunjaon epäselvyydestä ja vuorovaikutuksen puutteesta. Kun keskustelua ei ole riittävästi, ei ymmärretä, miten oman osaprojektin tulokset vaikuttavat muiden toimijoiden tekemiseen. Sen sijaan koemme epäluottamusta tai kyseenalaistamme toisen osapuolen ammattitaidon ja motivaation.
Miten ongelma voidaan ratkaista?
Vinkki 1: Laadi yhteinen projektijohtamisen malli
Vastuunjaon selventämiseksi ja läpinäkyvyyden lisäämiseksi hankkeessa kannattaa heti alusta alkaen sopia yhteisistä projektijohtamisen käytännöistä. Vaikka eri osapuolet käyttäisivätkin omia hyväksi kokemiaan ohjauskäytäntöjä, on projektien välisten riippuvuuksien kannalta tärkeää sopia yhteisistä pelisäännöistä.
Projektin alussa kannattaa kuvata täsmällisesti vastuujaot toimittajien välillä sekä toivotut tulokset aikatauluineen. Puuttuva palvelinasennus tai tekninen speksi voi pysäyttää toisen osapuolen tekemisen kokonaan ja viivästyttää projektin valmistumista. Kun kaikki tietävät, mitä toiset osapuolet odottavat, kitka ja ristiriitatilanteet vähenevät kummasti projektin aikana.
Integraatioprojekteissa annetut lähtötiedot tarkentuvat usein toteutuksen aikana. Järjestelmien on oltava yhteensopivia keskenään, joten muutos yhdessä paikassa vaikuttaa usein muiden järjestelmien toimintaan. Esimerkiksi liittymämuutosten vaikutukset on arvioitava järjestelmällisesti, mikä vaatii viestintää ja aikaa.
Muutoshallinnan käytäntöjen tulisi rohkaista liputtamaan tunnistetut aikataulu- tai sisältömuutokset mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Osaprojektien välisestä viestinnästä on huolehdittava ketteryyden ja läpinäkyvyyden varmistamiseksi. Näin eri osapuolet pystyvät tunnistamaan muutosten vaikutukset ja välttämään vanhentuneesta tiedosta johtuvan turhan työn ja viivästykset.
Vinkki 2: Voimista yhteistyökulttuuria
Perinteinen toimitusprojektin johtaminen perustuu vahvasti tekniseen projektinhallintaan. Kun tekemistä tarkastellaan pelkästään projektisuunnitelman ja toimitussopimuksen näkökulmasta, johtaminen painottuu asioiden managerointiin, jolloin ihmisten johtaminen unohtuu.
Yksi lähestymistapa on ajatella, että eri toimittajista muodostuva kokonaisuus on yhtenäinen organisaatio, jonka johtamisen tavoitteena on luoda yhdessä tekemisen kulttuuri.
Haasteena IT-alalla on se, että eri toimittajat ovat usein kilpailijoita keskenään. Yhteistyön vastakohta on tilanne, jossa toimittajat työntävät esille tulleiden ongelmien ratkaisemisen toisilleen. Pahimmassa tapauksessa toimittajat ovat mustasukkaisia asiakkaasta ja yrittävät hyötyä toistensa virheistä lisämyymällä omaa korvaavaa palveluaan toisen toimittajan ratkaisun tilalle.
Vinkki 3: Panosta viestintään
Asiakkaan kannattaa estää kilpailutilanteen muodostuminen osapuolien välille. Syyttämisen kulttuuria on vältettävä viimeiseen asti viestimällä järjestelmällisesti yhteisestä tavoitteesta ja vahvistamalla asennetta avoimuuteen, yhteistyöhön ja ongelmanratkaisuun toimijoiden kesken. Osapuolet pelkäävät turhaan sitä, että viestintää lisäämällä luovutettaisiin salaista tietoa pois.
Toimittajia on muistutettava näkemään toisensa oman palvelunsa asiakkaana. Liian usein törmätään siihen, että esimerkiksi suunnittelun viivästymisestä tiedotetaan vain loppuasiakkaalle, vaikka oikea kohde olisi toinen toimittaja, joka tarvitsee tuotosta oman tekemisensä pohjaksi.
Kokemukseni mukaan asiakkailla on usein osaamista vaativienkin hankkeiden johtamisesta, mutta johtamiseen ei ole käyttää riittävästi aikaa muiden töiden ohella. Toimittajia kannattaa hyödyntää projektijohtamisen käytäntöjen suunnittelussa. Toimittajat tarjoavat yleensä mielellään apua projektijohtomenetelmien luomisessa tai auttavina käsinä projektin toteutuksen aikana.
